No último mês de novembro realizei o meu primeiro curso à distância! O curso realizado foi Gerenciamento do Tempo.
Todos nós devemos saber como administrar o tempo, pois com o seu uso correto pode-se realizar inúmeras tarefas, principalmente àquelas que nunca realizamos, pois alegamos não ter tempo!
O tempo quem faz é você, se você o utiliza de forma produtiva, estará tirando proveito disso, caso contrário estará desperdiçando-o!
O curso foi realizado através do Institudo IPED. O IPED, é um instituto formado por um conjunto de serviços e parceiros em diversos segmentos do mercado. Possui diversos treinamentos, todos eles à distância.
Lição 1
- Quem administra tempo não vive uma corrida perpétua contra o mesmo, conseqüentemente não precisa trabalhar horas extras para a realização de uma tarefa.
- Quem tem tempo não é vagabundo! Simplesmente consegue administrar o tempo que tem.
- Sempre termine uma tarefa, para em seguida iniciar uma outra tarefa. Caso contrário perderá tempo.
- Quem faz o seu tempo é você!
- Evite ser instruído, sobre como fazer uma determinada tarefa, ou seja, crie você mesmo um método de realizar uma determinada tarefa, levando em conta que a tarefa deve ser realizada com uma maior eficiência
- Definitivamente, tempo é dinheiro, a decisão de utilizá-lo ou não é sua.
Essa frase resume muitas coisas:
O tempo é um recurso não renovável e perecível. Quando o tempo acaba, ele acaba mesmo. E o tempo não usado não pode ser estocado para ser usado no futuro.
Lição 2
- Pessoas que gastam tempo demais para realizar uma tarefa, são eficazes, porém ineficientes!
- Ser produtivo é fazer certo as coisas certas, ou seja, fazer o que é importante e prioritário com a menor utilização de recursos possíveis.
- Já a eficiência é fazer as coisas certas, ou seja, com a menor quantidade de recursos possíveis.
- Eficácia, é fazer as coisas certas, ou seja, fazer aquilo que consideramos importante e prioritário.
Logo, seja eficaz!
Lição 3
Oito notas importantes, para melhor gerenciar o tempo;
- Faça agora e fará somente uma vez. Não fique lendo e relendo para fazer/tomar uma ação. Leia e aja!
- Não postergue nada! Programe o que vai fazer e realmente faça.
- Resolva os problemas enquanto são pequenos, caso contrário crescerão e consumirão mais tempo.
- Diminua as interrupções desnecessárias, isso o tornará mais produtivo.
- Coloque trabalhos atrasados em dia, pois provocam trabalho extra.
- Vise o futuro e não o passado! Trabalhe sempre de forma preventiva, antecipando-se a possíveis problemas.
- Pare de se preocupar, pois isso causa cansaço.
- A conclusão das tarefas traz autoconfiança e evita o estresse, aumentando o auto-respeito.
Esqueça de tudo. apenas lembre de alguma tarefa quando for realmente necessário. Isso deve ser feito tendo uma boa anotação.
Lição 4
Antes de fazer, qualquer coisa é importante você saber como você gasta o seu tempo, para isso:
- Anote suas tarefas de meia em meia hora
- Verificando as anotações realizadas, você vai descobrir como o seu tempo é gasto, inclusive com assuntos/tarefas inúteis.
- Analisando os resultados do item anterior, reflita!
Lição 5
Para melhorar o tempo gasto, você pode fazer alguns exercícios que o ajudarão com isso!
- Crie uma lista de todas as suas tarefas diárias e se concentre em todas as tarefas, de modo que todas sejam executadas.
- Lide primeiro com os assuntos importantes, e não com os assuntos urgentes.
- Distribua a sua carga de trabalho entre cada item que deve ser realizado, de forma que todos tenham um tempo para serem realizados.
- Com a papelada (documentação), divida-as em prioridades, A, B e C.
- Em reuniões (caso ela seja realmente necessária), distribua o assunto da reunião antes de começá-la, ou melhor, envie por e-mail um ou dois dias antes. Estabeleça um objetivo para a reunião, crie etapas dos assuntos que serão discutidos. Por fim crie uma ata com tudo o que foi discutido.
- No dia-a-dia, apenas use conversa paralelas se elas realmente dizem respeito à você, caso contrário não se envolva com assuntos desnecessários.
- Ao utilizar o telefone, use-o de uma só vez, porém racione o tempo gasto em conversas prolongadas.
Lição 6
Essa tarefa é para quem possui cargo de chefia, como DELEGAR tarefas de maneira eficiente:
- Identifique a pessoa certa para fazer o trabalho! A escolha da pessoa pode economizar um grande tempo!
- Delegue a tarefa o quanto antes, para proporcionar tempo para que a pessoa a execute.
- Exponha claramente o objetivo da tarefa, não esconda nada!
- Forneça todas as informações necessárias para que a tarefa seja executada.
- Veja se o responsável pela tarefa entendeu perfeitamente antes de começa-la.
- Estipule uma data para a conclusão da tarefa.
- Caso possível crie um plano de projeto por escrito.
- Monitore periodicamente a evolução da tarefa.
- Seja acessível para esclarecer assuntos referentes à tarefa.
- Assuma a responsabilidade pela tarefa, sem esquecer de dar os créditos à pessoa que a realizou. (esse item é o mais importante)
- Ajude a pessoa a crescer, transferindo novas tarefas.
Lição 6
Gerenciar melhor o tempo é saber dizer NÃO, principalmente quando:
- A atividade diminui o lucro;
- A atividade aumenta o custo sem trazer benefício;
- O esforço relativo à atividade não compensa o resultado;
- Há outra prioridade mais importante;
- A atividade é estranha ao planejamento estratégico da empresa;
Lição 7
Use o Princípio de Pareto
O Princípio de Pareto foi criado no Séc. XIX por um economista italiano chamado Alfredo Pareto que, ao analisar a sociedade concluiu que grande parte da riqueza se encontrava nas mãos de um número demasiado reduzido de pessoas. Após concluir que este princípio estava válido em muitas áreas da vida quotidiana, estabeleceu o designado método de análise de Pareto, também conhecido como dos 20-80% e que significa que um pequeno número de causas (geralmente 20%) é responsável pela maioria dos problemas (geralmente 80%).
Logo, para alcançarmos 80% de resultado, devemos nos esforçar apenas 20%!
Lição 8
A eliminação de tarefas é importante, pois sempre fazemos tarefas que são extremamente inúteis. O mesmo ocorre com os papéis, por isso:
- Papéis importantes devem ser guardados em um arquivo extremamente organizado.
- Revise mensalmente o que foi guardado, jogando fora o que não foi preciso ser utilizado.
- Nunca guarde o que você terá fácil acesso, em bibliotecas e arquivos. Caso tenha dúvida elimine-os.
- Grande parte dos relatórios, em médias e grandes empresas, não serve para nada. Leia apenas o índice e a conclusão. Caso, realmente seja necessário, leia-o!
Lição 9
Aumentando o desempenho em reuniões, que são em sua grande maioria uma perda de tempo total e isso deve-se ao fato de que quem organiza a reunião não a faz de forma correta e com isso muitas pessoas que não possuem relação nenhuma com a reunião tem que participar da mesma, isso ocasiona perda de tempo.
Alguns exemplos clássicos de perda de tempo em reuniões são:
- Algumas reuniões, participamos para saber o que ocorre na empresa.
- Mudamos de função, porém participamos das reuniões que dizem respeito à função antiga.
Caso precise convocar uma reunião, faça-a da seguinte forma:
- Primeiro tente trocar a reunião por uma conferência ou por e-mail. Apenas, convoque uma reunião quando for totalmente indispensável.
- Com 72 horas de antecedência, distribua a pauta da reunião, informando claramente o que espera ser discutido quem vai participar e o tempo da reunião. Isso deve ser enviado a todos os participantes.
- Estabeleça objetivos.
- Convoque apenas as pessoas as quais o assunto interessa.
- Não castigue os pontuais, premiando os atrasados.
- No início da reunião distribua uma referência dos assuntos com os seus respectivos tempos para serem discutidos.
- Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas.
- Mantenha o rumo da discussão.
- No final da reunião faça uma ATA e a distribua.
Lição 9
Evite a Procrastinação
Procrastinação é o deferimento ou adiamento de uma ação para depois. Para a pessoa que está procrastinando, isso resulta em estresse, sensação de culpa, perda de produtividade e vergonha em relação aos outros, por não cumprir com suas responsabilidades e compromissos. Enquanto é normal que as pessoas procrastinem até um certo ponto, isso se torna um problema quando impede o funcionamento normal das ações. A procrastinação crônica pode ser um sinal de alguma desordem psicológica ou fisiológica.
Crie METAS, que devem ser SMART
- eSpecífica;
- Mensurável;
- Alcancável;
- Representam um desafio pessoal;
- Temporária.
Lição 10
Sete dicas para economizar tempo:
- Organize suas tarefas.
- Faça um acompanhamento de suas prioridades.
- Defina prioridades
- Revise as metas definidas
- Defina meta
- Crie uma lista de itens a serem realizados.
- Use uma agenda ou caderno para fazer anotações.
Lembre-se, que o tempo é altamente desperdiçado pela:
- Incapacidade de dizer não;
- Falta de definição clara dos objetivos;
- Falta de disciplina;
- Falta de planejamento;
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17 comments
6 pings
Daniel Schaeffer says:
19, December 2007 at 10:00 am (UTC -3 )
Bruno,
Muito interessantes teus comentários, o curso parece ser bom mesmo. Sabes me confirmar se o valor é aquele que aparece no site (17,90)? Porque se for é um preço muito acessível. Além do mais, o curso a distância tem várias vantagens.
Um abraço e parabéns pelo Blog.
brusso says:
19, December 2007 at 11:31 am (UTC -3 )
Daniel,
em primeiro lugar, obrigado!
O valor do curso é esse mesmo: R$ 17,90. Porém você tem 30 dias para terminar o curso.
Abraço,
BrunoRusso
Pablo Borges says:
19, December 2007 at 1:58 pm (UTC -3 )
Eu tenho a péssima mania de procrastinar as tarefas, o que sempre resulta em stress por deixar tudo pra última hora.
Vou procurar seguir essas dicas e me organizar melhor! O tempo é suficiente pra tudo, é só uma questão de aproveitar melhor.
Abraço.
Luciano says:
19, December 2007 at 4:45 pm (UTC -3 )
Parabéns pelo artigo! Muito bem escrito e resumido, precisamos de mais contribuições como esta na net.
Vitor Pellegrino says:
19, December 2007 at 9:43 pm (UTC -3 )
Muito legal encontrar seu artigo aqui; grande parte do que voc? comentou s?o aquelas coisas que nós sabemos que fazemos errado mas, muitas vezes n?o temos a noç?o ou a coragem necessária para assumir.
V?-las escritas no seu blog faz com que seja mais difícil com que certos indícios de serem os causadores de baixa produtividade passem despercebidos.
grande abraço!
Thássius V. says:
19, December 2007 at 11:49 pm (UTC -3 )
A compilação das dicas ficou muito boa. Como disse o Pablo Borges em comentário anterior, um dos vilões da desorganização é exatamente a procrastinação.
// http://memoriasfracas.com
Marcelo says:
4, January 2008 at 12:50 pm (UTC -3 )
Texto Sobre gerenciamento de tempo
Frederico says:
15, January 2008 at 4:05 pm (UTC -3 )
Muito boas as lições, mas… é impressão minha ou as 10 lições são, na verdade, 12? Temos duas 6 e duas 10, é isso mesmo?
Parabéns pelo texto!
brusso says:
15, January 2008 at 4:30 pm (UTC -3 )
Frederico,
realmente existem dois itens duplicados: o item 6 e o item 9, o correto seriam 12 DICAS.
tarcisio says:
23, January 2008 at 6:01 pm (UTC -3 )
oi
Icaro Queiroz says:
2, September 2008 at 11:59 am (UTC -3 )
Bruno, parabéns!
Ótimo post sobre ‘Gerenciamento do Tempo’, gostei e recomendo esta leitura aos meus amigos.
Meu blog é sobre ‘Finanças Pessoais’, estarei encaminhando a leitura desta matéria para meus leitores.
[]‘s,
Icaro Queiroz
http://icaroqueiroz.blogspot.com/
glenda says:
26, March 2009 at 2:49 pm (UTC -3 )
Adorei encontrar este site, verdadeira aula de vida, para mim encontrá-lo foi um presente maravilhoso, tudo o que aqui contém ,farei um roteiro a seguir de agora em diante,pois minha vida estava em completo desalinho, precisava exatamente disto em virtude de já me sentir desmotivada nas mínimas coisas. Parabéns ecom meu agradecimento, deixo meus votos de sempre sucesso!
diva says:
26, August 2009 at 7:40 pm (UTC -3 )
Muito bm e prático. Não vou gastar meu TEMPO criando coisa nova. Vou usar seu resumo sempre q necessário, mencionando a fonte, claro!
Felicidades!
Gil says:
26, August 2009 at 10:26 pm (UTC -3 )
tenho várias tarefas para feser em um só dia tenho certesa que isso vai min ajudar valeu mesmo……………….
FABIO says:
12, February 2010 at 10:30 am (UTC -3 )
Sr.
Gostaria de levantar um dúvida em relação às suas frases sobre eficiência e eficácia, segue:
Já a eficiência é fazer as coisas certas, ou seja, com a menor quantidade de recursos possíveis.
Eficácia, é fazer as coisas certas, ou seja, fazer aquilo que consideramos importante e prioritário.
Entendo que Eficiência é fazer da forma certa e eficácia sim, é fazer a coisa certa.
abraço.
Maico says:
24, March 2011 at 2:01 am (UTC -3 )
Ótimo post!
Mas o correto não seria: Logo, seja eficaz e eficiente?
Anderson says:
17, May 2011 at 8:04 pm (UTC -3 )
Tirando os errinhos de portugues, foi um post muito “eficaz” e produtivo! Valeu
10 lições sobre gerenciamento de tempo « Efetividade.net says:
19, December 2007 at 8:28 am (UTC -3 )
[...] Russo, após freqüentar um curso on-line sobre gerenciamento de tempo, publicou um breve relato sobre o que aprendeu com cada um dos [...]
Connected Minds - Informática e tecnologia - » Três links interessantes says:
19, December 2007 at 7:20 pm (UTC -3 )
[...] Em um artigo chamado “Gerenciamento do Tempo“, Bruno Russo resume alguns pontos interessantes para melhorar o controle do seu tempo útil [...]
Priorização de Atividades em ConGestionado says:
25, December 2007 at 10:50 am (UTC -3 )
[...] ao pesquisar sobre o tema, encontrei este ótimo post sobre gerenciamento do tempo, feito pelo Bruno Russo a partir de um curso que [...]
Elvis Fernandes » Blog Archive » Gerenciamento do tempo says:
11, August 2008 at 3:42 pm (UTC -3 )
[...] invés de ficar aqui confabulando sobre como gerenciar melhor o tempo, preferi linkar um post do Bruno Russo, que fez um curso especÃfico de gerenciamento do tempo, e pode falar sobre o assunto melhor que eu [...]
Curso de Inglês | Bruno Russo - {brusso|russo} says:
24, September 2008 at 11:50 pm (UTC -3 )
[...] Kg em uma semana | Bruno Russo – {brusso|russo} on Dieta de 1800 CaloriasIcaro Queiroz on Gerenciamento do TempoBruno Russo – aka (brusso) » Blog Archive » KDE4 no Slackware Current on Perda que faz [...]
Ah o tempo! « Olhar Comunicacional says:
4, September 2009 at 6:01 pm (UTC -3 )
[...] site de Bruno Russo ele apresenta essas dicas. Vale a pena [...]